Milieuvriendelijk zijn is reden genoeg om over te stappen op een papierloos kantoor, maar er zijn veel meer voordelen dan alleen maar “groen” zijn. Papierloos werken maakt werken overzichtelijker, vermindert de stress bij medewerkers, maakt opslagprocessen efficiënter, verbetert de productiviteit en bespaart je geld. Hoewel het nog jaren zal duren voordat kantoren volledig papierloos zijn, zijn hier 10 tips om het papierverbruik op kantoor snel aanzienlijk te verminderen.

1.      Vraag papierloze afschriften en facturen aan

Vraag je bank en leveranciers om je afschriften per e-mail te sturen in plaats van een afgedrukt exemplaar. Dit bespaart je leverancier tijd, moeite en kosten en je krijgt de informatie direct in plaats van te wachten op de post.

2.      Facturen en inkooporders via e-mail versturen

Als je eenmaal bent overgestapt op papierloze facturering voor je eigen schulden, is het tijd om over te stappen op digitale facturering voor je leveranciers en klanten. Stuur je klanten en leveranciers een bericht dat je facturen per e-mail verstuurt in plaats van per post.

3.      Maak vergaderingen papierloos

Je hoeft geen papieren notities meer te maken tijdens vergaderingen door je agenda via e-mail of Google Docs te versturen. Zo kan je team zich concentreren op de vergadering en deelnemen met hun eigen ideeën in plaats van aantekeningen te maken.

4.      Digitaal archiveren

Steeds meer bedrijven gaan digitaal archiveren. Dit is goedkoper, beter voor het milieu en ruimtebesparend. Maar er zijn nog veel meer voordelen. Zo heb je altijd direct het juiste document bij de hand in 1 klik, in plaats van het doorzoeken van allerlei mappen in een archiefruimte. Het overstappen naar een digitaal archief kan tijd en moeite kosten, maar levert je veel op. En je bent bovendien een stap dichterbij een papierloos kantoor!

5.      Minder printers = minder printen

Je kunt de printer waarschijnlijk niet helemaal afschaffen, maar je kunt medewerkers wel minder laten afdrukken. Als medewerkers printers aan hun bureau hebben, verwijder deze dan en blijf bij één of twee centrale afdruklocaties.